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Kontaktpersonenauswahl aus einer Unternehmensübersicht

 

Hier erfahren Sie, wie Sie aus dem Übersichtsfenster im Unternehmensmodul eine Liste von Kontaktpersonen erstellen und anschließend in eine Aktivität eines beliebigen Vorgangs übertragen können.

 

Sie möchten beispielsweise gerne für einen Serienbrief an eine bestimmte Auswahl von Unternehmen (z.B. die KMU-Betriebe) jeweils mindestens eine Kontaktperson anschreiben.

 

1. Filtern Sie die KMU im Unternehmensmodul oder wählen Sie diesen Filter aus der Klappliste in der Haupttoolbar des Unternehmensmoduls aus, falls Sie ihn bereits zuvor einmal erstellt hatten.

 

 

 

2. Als nächstes markieren Sie alle Datensätze (z.B. mit Strg + a) und rufen dann mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf und wählen „Kontakte auswählen":

 

 

 

 

Die erste Spalte "Kontakte ausgewählt" zeigt in einer Checkbox an, zu welchen Unternehmensdatensätzen bereits automatisch die Zuordnung zu einer Kontaktperson vorgenommen wurde. Dies ist ohne weitere Eingaben der Fall, wenn für ein Unternehmen nur ein einziger aktiver Kontaktpersonendatensatz vorhanden ist.

 

Jetzt bestehen mehrere Möglichkeiten, für die Unternehmensdatensätze einen Ansprechpartner auszuwählen, bei denen noch keine Kontaktperson zugeordnet ist.

 

3. Sie können nun in der Haupttoolbar nach verschiedenen Kriterien die weitere Auswahl von Kontaktpersonen vornehmen.

 

 

 

 

 

Die Auswahl (und Zuordnung der Geschäftsführer) wird mit dem Übernehmen-Button bestätigt. Damit wird in unserem Beispiel allen Unternehmen, für die bisher noch keine Kontaktperson ausgewählt wurde, ein Datensatz mit der Funktion Geschäftsführer/in hinzugefügt. Sollten nach diesem Schritt noch immer Unternehmensdatensätze vorhanden sein, für die keine Kontaktperson festgelegt ist, kann nunmehr erneut die Klappliste mit den Kriterien geöffnet werden und ein Kennzeichen, eine Funktion oder ein Freies Listenelement ausgewählt werden, das im Anschluss weitere Kontaktpersonen zuordnet.

 

In der Textzeile zwischen der Haupttoolbar und der Tabelle wird nach jedem Schritt angezeigt, bei wie vielen Unternehmen noch eine Kontaktzuordnung aussteht.

 

Mit jedem weiteren Schritt wird die Anzahl der noch nicht mit einer Kontaktperson versehenen Unternehmensdatensätze kleiner und auch die Auswahl von Kriterien wird immer kürzer, da hier nur Merkmale angezeigt werden, die bei den noch verbliebenen Unternehmen für die Auswahl von Kontakten zur Verfügung stehen.

 

4. Zusätzlich kann in der Spalte Auswahl (Kontakt) durch einen Klick auf den Auswahlbutton das Unterfenster für die Einzelauswahl der Kontakte des betreffenden Unternehmens geöffnet und mit dem Button "Übernehmen" die Auswahl für das jeweilige Unternehmen abgeschlossen werden.

 

5. Ist für jedes Unternehmen eine Kontaktperson ausgewählt, kann in einer Folgeaktion

 

 

 

 

eine Aktivität erstellt werden, die nun die ausgewählten Kontaktpersonen zur weiteren Bearbeitung zusammenfasst.

 

6. Aus dieser neu erstellten Aktivität (Verteiler) können beispielsweise eine Serien-E-Mail oder -brief versendet werden.