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Ein Abgleichen von Adressdaten zwischen KWIS.net und Microsoft Outlook ist in beide Richtungen möglich. Dieses Tutorial beschreibt in zwei Abschnitten, wie der Abgleich zwischen KWIS.net und Outlook durchgeführt wird.

 

Beachten Sie: In Outlook und KWIS sind Felder unterschiedlich definiert und die Daten werden anders gehalten (z.B. gibt es in Outlook kein Feld für einen akademischen Grad). Wenn Sie regelmäßig Daten abgleichen möchten, sollten Sie sich entweder für eine Richtung entscheiden (z.B. primäre Datenpflege in KWIS.net und regelmäßige Übertragung in Outlook) oder Sie schreiben nicht vorhandene Felder in freie Textfelder, um Datenverlust zu vermeiden (unser Standard-Formular speichert den akademischen Grad aus KWIS.net in Outlook im Feld "Benutzerfeld 1").

 

Um regelmäßig Daten zwischen Outlook und KWIS.net abzugleichen, empfehlen wir folgendes Vorgehen:

1.Falls Sie in Outlook auch private Kontakte, z.B. weil Sie Ihr Mobiltelefon mit Outlook synchronisieren, legen Sie sich in Outlook getrennte Kontakte-Ordner für private und Geschäftlicher Kontakt an. Gleichen Sie anschließend nur die geschäftlichen Kontakte mit KWIS.net ab.

2.Importieren Sie Ihre Outlookkontakte nach KWIS.net, exportieren Sie sie direkt wieder mit dem von uns bereitgestellten Exportformular und ersetzen Sie Ihre (geschäftlichen) Kontakte in Outlook. Hierdurch haben Ihre Outlook-Kontakte nun KWIS.net-IDs. Die ID ermöglicht bei späteren Importen eine eindeutige Zuordnung zum passenden Datensatz.

3.Wenn Sie erneut Daten abgleichen möchten, übertragen Sie immer zuerst Ihre Daten aus Outlook nach KWIS.net. KWIS.net gleicht die Daten ab, um Doppeleinträge zu vermeiden.

4.Starten Sie den manuellen Abgleich.

5.Exportieren Sie erneut alle gewünschten Kontakte aus KWIS.net und importieren Sie sie in Ihr Outlook. Ersetzen Sie dort alle Kontakte.

 

Wenn Sie in Outlook Kontakte pflegen, beachten Sie bitte, dass

•im Feld "E-Mail-Adresse" die E-Mail-Adresse des Kontaktes und

•im Feld "E-Mail 2: Adresse" die E-Mail-Adresse des Unternehmens steht,

•der geschäftlichen Adresse die Unternehmensadresse und der weiteren Adresse die Kontaktadresse zugeordnet wird,

•Benutzerfelder 2 und 3 für die KWIS-IDs des Unternehmens und des Kontaktes reserviert sind.