Immer wieder gibt es Verteiler, in denen einige Kontaktpersonen mit ihrer privaten Anschrift und andere Kontaktpersonen mit einer Unternehmensadresse "in einem Rutsch" angeschrieben werden sollen. Ein Beispiel dafür sind die regelmäßigen Einladungen zu Kreistagssitzungen. Damit diese gelingen, bedarf es einer durchgängigen Datenpflege auf den Reitern "Basisdaten" und "Kontakte", insbesondere bezüglich der Trennung von Unternehmens-Kontaktadressen, Privatadressen, Titeln im Unternehmen, besondere Anreden usw. Im Folgenden finden Sie für das Beispiel "Kreisratssitzungen" eine mustergültige Beschreibung.
Folgende Anforderungen sind bezüglich der zu verwendenden Adressen bei einem Verteiler "Kreistagssitzung" vorstellbar:
Ein oder mehrere Kreisrät*innen wollen unter der Privatadresse angeschrieben werdenl.
Ein oder mehrere Kreisrät*innen wollen unter der Adresse des Kreises angeschrieben werden.
Die Kreisräte sollen in der Korrespondenz in einer Zeile angeredet werden, also z.B.: Herrn Kreisrat Dr. Bernd Klose
Kreisrat als Kontaktperson im Landratsamt, unter deren Adresse sie auch angeschrieben werden will.
Legen Sie die Kontaktperson beim Unternehmensdatensatz des Landratsamtes für die Korrespondenz rund um die Kreisrats-Tätigkeit an. Unten sehen Sie zu diesem Fall ein Beispiel, in dem eine Frau Schulte beim Landratsamt als Kreisrätin geführt wird.
Unter "Weiteren Daten" ist zu sehen, dass für das Anschreiben die Adresse des Unternehmens (also des Landratsamtes/ Landkreises) verwendet wird.
Kreisrat Dr. Klose möchte gerne an einer alternativen Adresse angeschrieben werden. In diesem Fall wird der Haken in der zugehörigen Checkbox entfernt und z.B. die Privatadresse in die folgenden Felder eingetragen. Natürlich könnte hier auch die Adresse eines Unternehmens verwendet werden in dem die Kreisrätin oder der Kreisrat hauptberuflich tätig sind um diese Anschrift zu nutzen.
Für den Aufbau des Verteilers "Kreisräte" ist es wichtig, dass Sie alle Kreisräte mit einem Merkmal kennzeichnen, nach dem Sie später auch filtern können. Zu diesem Zweck bietet es sich an, einen Verteiler mit der Bezeichnung "Kreisrat/rätin" zu erfassen. Verteiler könnten in ihrer Bezeichnung neben "Kreisräte" auch "Bürgermeister", "Stadträte" usw. sein. Wenn Sie diese Verteiler erfasst haben, können Sie diese den Kreisräten auf dem Reiter "Kontakte" zuordnen - in den Beispielen oben ist dies bereits geschehen.
Für die regelmäßigen Einladungen und zur Dokumentation etwaiger Nachbereitungen zu den Kreistagssitzungen gehen Sie wie folgt vor:
•Vorgang anlegen mit dem Vorgangstyp "Veranstaltungsorganisation" und dem Vorgangstitel "Kreistagssitzungen".
•Aktivität zum Vorgang anlegen. Stand: Einladungen vorbereiten/versenden"
•Reiter "Kontakte" zur Aktivität: Auswahl nach Verteiler "Kreisrat/rätin" und übernehmen der Kontaktpersonen in die Aktivität.
•Ansteuern der Serienbrief- oder Serien-E-Mail-Funktion in KWIS.net über die Kontakte der Aktivität. Lesen Sie dazu nach in den beiden Tutorials Serien-E-Mail und Serienbriefe.
•Analog legen Sie auch für die etwaige Nachbereitung der Veranstaltung eine gesonderte Aktivität an mit dem Stand "Nachbereitung Veranstaltung".