Bei der Arbeit mit KWIS.net werden Ihnen immer wieder Stammdatenfelder begegnen. Stammdatenfelder sind Eingabefelder, die sich über Klapplisten nur mit vordefinierten Werten füllen lassen. Wenn Sie bereits die Vorgängerversionen von KWIS.net genutzt haben, finden Sie nach der Migration Ihre bisherigen Stammdaten auch in KWIS.net wieder.
Hinweis: Am Ende der Anwendungsdokumentation finden Sie einen Vorschlag zur Gestaltung der Stammdaten. Wenn Sie die Stammdaten grundlegend überarbeiten wollen, sollten Sie diesen beachten und auf dieser Basis ein Nutzungskonzept erarbeiten.
Im Modul 'Administration' können Sie die Stammdaten auf dem so benannten Reiter bearbeiten. Auf den Unterreitern Unternehmen, Flächen/Gebäude, Gemeinden, Vorgänge und Weitere werden jeweils auf der linken Seite des Reiters die Felder aufgelistet, die Stammdatenlisten aufweisen. Zur Orientierung ist jedem Feldeintrag in der Zeile noch der Reiter vorangestellt, in dem das Feld im jeweiligen Modul zu finden ist.
Sobald eine Zeile angeklickt wird, erscheint auf der rechten Seite eine Tabelle mit den vorhandenen Feldausprägungen, die wie üblich über den Button Bearbeiten 
in der Symbolleiste zur Ergänzung oder Veränderung freigegeben werden können.
Beachten Sie, dass jede Liste einen Eintrag "- keine Angabe -" enthält, den Sie nicht sehen und bearbeiten können. Sie müssen also nie einen Eintrag "- keine Angabe -" anlegen.
Stammdatenfelder kommen immer dann zum Einsatz, wenn für ein Feld nur eine begrenzte Menge von Eingaben sinnvoll ist (z.B. im Feld Rechtsform), oder wenn unterschiedliche Eingaben von möglichen Kategorien verhindert werden sollen (z.B. 'Funktion' im Modul 'Unternehmen', Reiter 'Kontakte').
Es ist wichtig, dass Sie bei der Einrichtung des Systems und der Eingabe von Daten sehr genau überlegen (s. Gestaltungsvorschlag), in welcher Form Sie die Stammdaten benötigen. Ein späteres Ändern ist komplizierter, da Sie Zuweisungen nicht ohne weiteres ändern können. Löschen von Stammdaten-Elementen ist nur möglich, wenn sie keinen Objekten mehr zugeordnet sind. Das Ergänzen und das Ändern von Stammdaten sind jederzeit möglich. Achten Sie hier auf konsistente Listen, die für Ihre Arbeit notwendige Differenzierungen beinhalten.
Die nachfolgenden Beispiele verdeutlichen, wie wichtig es ist, die Eingabe der Stammdaten genau zu planen:
Beispiel 1: Sie haben eine Stammdatenliste für die Funktionen der Kontaktpersonen im Unternehmen erstellt. Nun ändern Sie nach einiger Zeit die von Ihnen verwendeten Begriffe. Die bisherige Nummer 10 "Geschäftsführer/in" wird nun "Aufsichtsrat/-rätin". Wenn Sie sich jetzt die Kontaktpersonen anschauen, bei denen Sie die Nummer 10 schon zugeordnet hatten, dann sind aus Geschäftsführern Aufsichtsratsmitglieder geworden. Folglich sollten Sie dringend beachten, dass Sie neue Stammdaten-IDs verwenden, wenn Sie mehr als kosmetische Korrekturen vornehmen.
Beispiel 2: Sie wollen zukünftig Ihre Projekte und Arbeitsschritte im Vorgangsmodul dokumentieren und im Auswertungsmodul auswerten. Bevor Sie mit der Vorgangsdokumentation beginnen, sollten Sie sich anschauen, welche Auswertungen Sie über welche Stammdatenfelder im Vorgangsmodul durchführen können. Bedenken Sie, dass es im Vorgangsmodul einige voneinander abhängige Stammdaten gibt (dokumentiert im Gestaltungsvorschlag). So lassen sich beispielsweise zu jedem Vorgangstyp eigene Arbeitsfelder und eigene Aktivitäten-Stände erfassen. Sie können sich vorstellen, dass nachträgliche Änderungen dieser abhängigen Stammdaten zu verfälschten Auswertungsergebnissen führen können.
Hinweis: Stammdatenänderungen stehen Nutzern erst nach Neustart des Clients zur Verfügung!
In der Regel ist eine Spalte für die Sortierung der Liste in der Anzeige der Klappliste vorhanden. Geben Sie keine Sortierung vor, sortiert KWIS.net alphabetisch.
Bei voneinander abhängigen Stammdaten erscheint eine weitere Ebene. Jetzt ist auch die zweite Tabelle eine Auswahlebene und erst in der dritten Ebene ist das Bearbeiten möglich.
Sollen die Stammdaten für die Vorgangstypen geändert oder ergänzt werden, steht in der Tabelle links der Eintrag mit der Feldbezeichnung Vorgangstyp zur Auswahl, der Änderungen auf dieser Ebene erlaubt.
Hinweis: Sie können Einträge, die bereits Datensätzen zugeordnet sind, nicht löschen. Benennen Sie sie um, oder entfernen Sie zuvor die Zuordnungen. Zum Entfernen der Zuordnungen bietet es sich an, die betroffenen Datensätze zu filtern und mit Hilfe der Datensatznavigation (
) die gefilterten Datensätze abzuarbeiten. Bei einer hohen Anzahl von zu überarbeitenden Datensätzen kann die GEFAK Zuordnungen per Script direkt in der Datenbank ändern. Hierdurch entstehen Aufwände außerhalb des Wartungs- und Betreuungsvertrages.