Die Benutzerverwaltung von KWIS.web erfolgt über KWIS.net. Hier kann jedem beliebigen Kontakt ein Zugang zur Bearbeitung von Datensätzen freigeschaltet werden. Jeder Internet-Nutzer kann sich auch über das Internet für die Nutzung von KWIS.web registrieren. Die Registrierung ermöglicht ihnen, direkt eigene Daten hinterlegen und bearbeiten zu können.
KWIS.web sieht grundsätzlich drei unterschiedliche Benutzergruppen vor:
1.Unternehmen, die ihre Unternehmensdaten online pflegen;
2.Makler und Eigentümer, die Immobiliendatensätze pflegen und
3.Gebietskörperschaften, die über Zugriff auf die Untenehmens- und Immobilien-Datensätze in ihrem Gebiet verfügen.
Unter Gebietskörperschaften sind nicht nur Gemeinden zu verstehen, sondern auch Landkreise, Regierungsbezirke oder Bundesländer oder deren mit der Datenpflege betraute Vertreter wie z.B. Wirtschaftsförderungsgesellschaften. Sie selbst können in der Regel als Gebietskörperschaft alle Daten in Ihrem Zuständigkeitsbereich auch online pflegen.
Freischalten von KWIS.net Kontaktpersonen als Internet-Nutzer
Die Freigabe zur Online-Bearbeitung von Datensätzen erfolgt über die beiden Checkboxen "Web-Zugriff" auf dem Kontakte-Reiter.
Werden beide Web-Anwendungen betrieben, kann z.B. ein Maker sowohl seine eigenen Unternehmensdaten als auch die von ihm eingetragenen Immobiliendaten mit denselben Zugangsdaten pflegen.
Wenn Sie bei Kontakten die Checkbox "Web-Zugriff Immobilien" aktivieren, prüft KWIS.net beim Speichern, ob der Kontakt bereits Immobiliendatensätzen zugeordnet ist (Reiter "Kontakte" in den Immobilienmodulen). Ist das der Fall, schlägt KWIS.net vor, den Kontakten für diese Immobilien Bearbeitungsrechte zu gewähren:
KWIS.net generiert für jeden Benutzer ein Passwort, das für die KWIS.net-Benutzer einsehbar ist. Daher kann der Benutzer kein selbst gewähltes Passwort vergeben. Dieses Passwort kann als Seriendruckfeld in Designer-Formularen und Serien-E-Mails verwendet werden oder mit einem rechten Mausklick auf den Kontakteintrag in die Zwischenablage kopiert werden. Benutzername und Passwort werden beim Kopieren in die Zwischenablage auch in einem Dialogfenster angezeigt. Aus der Zwischenablage können die Zugangsdaten dann in eine E-Mail oder einen anderen Text eingefügt werden.
Zur Verwendung der Logindaten in Designer-Formularen und Serien-E-Mails siehe Kontaktmanagement.
Zugriff auf die einzelnen Immobilien
Über den Web-Zugriff Immobilien wird nur geregelt, dass ein Benutzer sich in der Web-Anwendung anmelden und neue Immobilien anlegen kann - auf welche in KWIS.net bestehenden Immobilien er zugreifen darf, wird für Makler und Eigentümer gesondert pro Immobilie eingestellt. Dieses Zugriffsrecht wird auf dem Reiter "Kontakte" in den Immobilienmodulen über die Checkbox "Web-Bearbeiter" vergeben:
Die Checkbox wird automatisch aktiviert, wenn der Kontakt bereits der Immobilie zugeordnet war und Sie dies beim Freischalten des Benutzers akzeptiert haben.
Einrichten von Benutzern für Gebietskörperschaften
Die Einrichtung eines Zugangs für einen Mitarbeiter einer Gebietskörperschaft erfolgt ebenfalls so wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Zusätzlich muss aber vorher der Unternehmensdatensatz der Gebietskörperschaft im Gemeindemodul als zuständige Verwaltung fur die entsprechende Gemeinde, die Verbandsgemeinde, den Landkreis oder das Bundesland eingetragen werden. Dies geschieht, indem im Gemeindemodul der Unternehmensdatensatz der Gebietskörperschaft im Auswahlfeld Verwaltung eingetragen wird.
Die Kontaktpersonen der hier ausgewählten Gebietskörperschaft erhalten über den Web-Zugriff (Checkbox auf dem Kontaktereiter) die Möglichkeit, Unternehmens- und Immobiliendatensätze in ihrem Gebiet anzulegen und zu pflegen. Die Zugriffsberechtigung wird über die Gemeindekennziffer (GKZ) gesteuert, so das neben Gemeinden auch Landkreise, Regierungsbezirke und Bundesländer als Zuordnungsgebiet ausgewählt werden können. Die folgende Abbildung zeigt beispielsweise eine Zuweisung, die Kontakten der Wirtschaftsförderung Sachsen einen Zugriff auf alle Datensätze in Sachsen gewährt:
Bei Einrichtung der Berechtigungen ist vor allem darauf zu achten, dass im ersten Schritt die Zuordnung eines Unternehmensdatensatzes zu einem Gebiet erfolgt bevor die Freigabe des Web-Zugriffs einzelner Kontaktpersonen der Institution eingerichtet wird. Wird diese Reihenfolge nicht eingehalten, ist es notwendig, alle über die Checkboxen erteilten Web-Zugriffe zu entfernen, den Datensatz zu speichern und dann die Zuordnung erneut vorzunehmen.
Bei KWIS.web Immobilien ist eine zusätzliche Kennzeichnung der Benutzer von Gebietskörperschaften als "Web-Bearbeiter" auf den Kontakte-Reitern in den Immobilien-Modulen nicht notwendig, da Web-Benutzer von Gebietskörperschaften unabhängig von der Einzelimmobilie auf Immobilien zugreifen können.
Erweitern des Zuständigkeitsgebiets von Gebietskörperschaften
Im Administrationsmodul auf dem Reiter KWIS.web erhalten Sie einen Überblick über die bereits getroffenen Zuordnungen. Die obere Tabelle listet alle Institutionen (Unternehmen) auf, denen Gebiete zugeordnet sind. Die Zuordnungen des markierten Datensatzes werden in der unteren Tabelle abgebildet. Die Anzahl der Zuweisungen ist nicht begrenzt. So können zum Beispiel einer Gemeindeverwaltung Zugriffsrechte auf die Flächendaten der Nachbargemeinde eingeräumt werden, was für die Verwaltung von interkommunalen Gewerbegebieten von Bedeutung ist.
Mitarbeitern Ihrer Organisation richten Sie entsprechend einen Vollzugriff für die Datenpflege im Internet ein. Die Abbildung zeigt die der GEFAK mbH zugewiesenen Gemeinden:
Betätigen Sie 
, um Gemeinden (oder Landkreise, Regierungsbezirke und Bundesländer) im Zugriff der oben ausgewählten Institution mit 
zu entfernen oder zusätzliche über 
hinzuzufügen.