Über KWIS.web neu eingegebene Daten werden im lokalen KWIS.net erst nach einem Abgleich mit bestehenden Daten gespeichert. Neue Datensätze müssen durch einen KWIS.net-Benutzer freigegeben werden, bevor sie im Internet angezeigt werden. Dieser Mechanismus schützt Sie vor Test- und Falscheinträgen und vermeidet Doppelungen mit bestehenden Datensätzen.
Datensätze, die bereits für das Internet freigegeben wurden, können durch Benutzer jederzeit aktualisiert werden und Änderungen sind direkt im Internet verfügbar (ausgenommen sind Bilder, die aus rechtlichen Gründen immer erst nach einem Abgleich angezeigt werden). In KWIS.net erscheinen die Änderungen jedoch nach einem Import. Wenn Sie Informationen in KWIS.net verwerfen oder ändern, werden diese Änderungen auch wieder zur Web-Anwendung übertragen.
Änderungen, die Sie zwischen zwei KWIS.web-Importen in KWIS.net vornehmen, werden immer direkt zu KWIS.web übertragen und überschreiben eventuelle Änderungen von Web-Anwendern. Sie sollten daher regelmäßig Daten über den KWIS.web-Import abgleichen!
Wenn Sie den KWIS.web-Import das erste Mal starten, verknüpft KWIS den aktuell ausgewählten Vorgang mit dem Import und wird in Zukunft alle KWIS.web-Importe in diesem Vorgang dokumentieren. Pro Import werden vier Aktivitäten angelegt, in denen Neueinträge, Änderungen, Datenzuordnungen und Löschungen aus den Web-Anwendungen dokumentiert werden (bei mehreren Importen an einem Tag, wird nur jeweils eine Aktivität angelegt).
Bevor Sie den Import zum ersten Mal starten, lesen Sie bitte das folgende Unterkapitel zu Stammdatenanpassungen und passen Sie Ihre Stammdaten ggf. an.
Sie rufen den Import über den Funktionen-Menüeintrag "KWIS.web Import" im Vorgangsmodul auf:
Beim ersten Aufruf erscheint ein Wizard, der in drei Schritten grundlegende Einstellungen abfragt:
Geben Sie hier eine Quelle an. Bei Unternehmen ohne Kontaktdaten wird ein leerer Kontakt zur Dokumentation angelegt. Für solche leeren Kontakte können Sie eine allgemeine Anrede vergeben. Hier sollten Sie in der Regel "Sehr geehrte Damen und Herren" eintragen. Klicken Sie auf 
, um auf die nächste Seite zu gelangen:
Diese Ansicht dient der Automatisierung von Importen. Bitte wählen Sie hier "grundsätzlich vorschlagen" und klicken Sie auf . Nachdem Sie einige Importe ausprobiert haben, können Sie den Import auch automatisieren. Da sich nicht alle Eventualitäten abfangen lassen, ist die Datenqualität bei Importen von Hand jedoch immer am höchsten.
Die folgende Abbildung zeigt die Aktivitäten, in denen die Importe dokumentiert werden:
Sie können die Beschreibung der Aktivitäten ändern. Sie sollten jedoch die grundsätzlichen Informationen wie "Geänderte Datensätze" zur besseren Nachvollziehbarkeit Ihrer Aktivitäten anlegen. Sie können diese Ansicht erst verlassen, wenn Sie passende Stände ausgewählt haben. Betätigen Sie 
, um den Wizard abzuschließen. Sie gelangen in die Ansicht für den Datenabgleich. Haben Sie bitte einen Moment Geduld: Es kann einige Sekunden dauern, bis die Daten aus der Web-Datenbank übertragen werden.
Im Abgleichfenster sehen Sie oben links die zu importierenden Datensätze (hier lediglich zwei Kontaktpersonen). Rechts oben sehen Sie Datensätze, die der Importmechnismus zum Abgleich vorschlägt. Die große Tabelle zeigt eine Gegenüberstellung der beiden oben ausgewählten Datensätze, in der nicht übereinstimmende Zeilen gelb markiert werden. Unten links bestimmen Sie, wie mit den Daten verfahren werden soll.
Im vorliegenden Fall werden die Unternehmensdaten aktualisiert und der Kontakt neu aufgenommen. Der Importmechanismus schlägt Ihnen in den meisten Fällen bereits die korrekten Optionen vor. Anders als beim Standardimport Unternehmen kann der KWIS.web Import erkennen, ob zwei Datensätze aus der Importquelle (der Datenbankkopie im Internet) und KWIS.net eindeutig zusammen gehören. Das ist im Beispiel oben beim Unternehmen der Fall (die IDs sind gleich). Es gibt daher in diesem Beispiel für das Unternehmen keinen Option zum Neuanlegen.
Betätigen Sie , um den ausgewählten Datensatz zu importieren und zum nächsten Datensatz zu springen.
In der Regel können Sie über die Checkbox "Web-Zugriff" bestimmen, ob ein importierter Kontakt auf die Web-Anwendung und insbesondere auf importierte Immobiliendatensätze Zugriff erhalten soll. KWIS trifft hier in der Regel die passende Voreinstellung. Für KWIS.web-Immobilien können Sie im Administrationsmodul konfigurieren, ob KWIS konkurrierende Zugriffe mehrerer Kontakte (Makler) auf eine Immobilie zulassen soll.
Abgesehen von den oben beschriebenen wenigen Ausnahmen bzw. Besonderheiten funktioniert der KWIS.web-Import im Wesentlichen wie der Standardimport Unternehmen. Eine ausführliche Erläuterung zum Standardimport Unternehmen finden Sie im Modul Vorgänge.