Reiter "Pool: Akten"

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Reiter "Pool: Akten"

Hier können Sie Verknüpfungen zu Dokumenten (Dateien) oder Links herstellen, die mit dem Vorgang allgemein in Zusammenhang stehen oder die Sie einer Aktivität in diesem Vorgang zuordnen wollen.

 

Vorgänge-PoolAkten

 

Auf diesem Reiter können Sie Verknüpfungen zu Dateien herstellen oder Links hinterlegen. Die Dokumente werden nicht in die Datenbank übertragen. Dokumente in Ihrer Dateistruktur stehen damit auch nach Änderungen ohne erneutes Abspeichern in KWIS.net in der aktuellen Fassung zur Verfügung. Nachteil: Verschieben Sie das Dokument in Ihrer Verzeichnisstruktur oder benennen Sie es um, funktioniert der in KWIS.net hinterlegte Verknüpfung nicht mehr.
Es sei denn Sie verwenden das Datenmanagementsystem Enaio

 

Die Zuordnung von Dokumenten an dieser Stelle erfolgt über einen Klick auf Bearbeiten-Haupttoolbar in der Haupttoolbar und anschließend Datenauswahl plus in der Symbolleiste.

Die Auswahl der Zuordnungen erfolgt in gleicher Weise wie die Dateizuordnung auf dem Reiter Notizen im Modul Unternehmen

Beachten Sie daher bitte bei Nutzung dieses Reiters:

1.Alle Dateien sollten auf einem für alle im entsprechenden Vorgang zugriffsberechtigten Mitarbeiter zugänglichen Laufwerk gespeichert werden. Der Laufwerkspfad sollte für alle Mitarbeiter gleich lauten. Das trifft in der Regel für alle gemeinschaftlich genutzten Netzlaufwerke zu.

2.Sie sollten sich intern über die Ablage von gemeinschaftlich genutzten Dokumenten verständigt haben.

 

Zu jeder hinterlegten Datei können Sie Bemerkungen hinzufügen, die nicht mit dem Dokument, sondern in der Datenbank gespeichert werden.

Die Angaben zu Erfassung und Änderung beziehen sich auf das Datum der Zuordnung des Dokuments im Pool: Akten; die Angabe "Letzte Änderung" bezieht sich auf die jeweils ausgewählte Datei.